Sudah hampir pertengahan
November, puncak musim gugur juga sudah lewat di beberapa kota di Jepang.
Daun-daun sudah banyak berjatuhan gugur jatuh meninggalkan rantingnya. Suhu
juga sudah mulai di bawah 10 derajat di pagi hari. Pada bulan November, hampir
semua universitas di Jepang, khususnya Universitas Negeri, sudah membuka
pendaftaran bagi mahasiswa Internasional yang ingin melanjutkan studi ke tempat
mereka. Bahkan beberapa Program di Top Universities sudah di tutup
pendaftarannya. Ini beberapa contoh International Program yang dibuka secara
rutin setiap tahun :
1. International Graduate
Program, Tokyo Institute of Technology http://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/international/international_graduate/
2. International
Environmental Leadership Program, Tohoku University
3. International
Multidisciplinary Program, University of
Tokyo
4. International Graduate Program for
Advanced Science, Tohoku University
5. International Energy Science Course, Kyoto University
6. Biotechnology Global Human Resource
Development Program, Osaka University
7. Dan masih banyak lagi yang lainnya, googling
aja. Masukin keywordsnya misal “International Graduate Program Hokkaido
University”, atau bisa langsung ke wesbite universitasnya. Sekarang hampir
semua universitas di Jepang, sudah memakai bahasa inggris. Santai.
Nah, salah satu syarat untuk mendaftar pada Master/S2
dan Doctoral/S3 Program di Universitas seperti Jepang, Korea, Taiwan dan China adalah
kita harus mendapatkan Professor, atau sensei dalam bahasa Jepang, yang
mau menerima kita sebagai mahasiswanya. Disini, saya ingin berbagi pengalaman bagaimana
langkah langkah dan tips untuk menghubungi calon pembimbing/Professor di suatu
universitas.
1. Carilah informasi mengenai Professor melalui
cara-cara berikut ini :
a.
Melalui jurnal-jurnal ilmiah internasional ; Jika kita menemukan jurnal Ilmiah
yang sesuai dengan bidang kita, maka lihatlah dalam jurnal tersebut terdapat
beberapa penulis. Nama pertama yang muncul, biasanya mahasiswa yang menulis
jurnal tersebut, dan nama terakhir itu adalah ‘big boss’ atau Professornya.
Tapi tidak menutup kemungkinan juga, dalam satu jurnal, semuanya ditulis oleh
beberapa professor yang melakukan kolaborasi riset. Lalu lihatlah corresponding
emailnya. Biasanya email yang tercantum adalah email penulis pertama, namun
jika kita beruntung, kita dapat email Professornya langsung.
b.
Jika tidak menemukan informasi Professor di Jurnal Internasional, maka langkah
lain yang bisa ditempuh adalah “Googling” . Ya, di zaman serba terkoneksi ini,
mencari informasi melalui ‘search engine’ menjadi sangat efektif. Kita tinggal
tulis nama Professor yang kita temukan dalam Jurnal, lalu beribu-ribu informasi
secara cepat terpampang dalam layar komputer kita. Biasanya kita akan di link
kan langsung ke website Laboratorium dimana sang Professor itu bekerja. Selain
itu, sebagian besar Professor juga memiliki akun di www.researchgate.net. Dari website itu kita bisa melihat publikasi
paper, tema riset yang sedang ditekuni, lab members, dan yang paling kita cari
adalah kontak email Professor. Jika kita memiliki waktu luang yang banyak,
silakan juga bisa mengunjungi web setiap universitas dan mencari kontak
Professor dari sana. Tapi saya tidak menyarankan, karena sangat menyita waktu belum
lagi ada website laboratorium yang tidak menggunakan bahasa inggris.
c. Jika kita punya kenalan teman, kakak kelas
atau dosen yang sedang kuliah di luar negeri, bisa bertanya melalui mereka.
Tentunya harus menanyakan hal yang spesifik tentang professor. Jangan bertanya
tentang “bagaimana sih cara kuliah di sana, Kak?, Universitasnya bagus ngga?”.
Boleh saja sebenarnya, tapi itukan bisa kita cari sendiri di Google. Akan lebih
baik lagi, kita minta dikenalkan oleh Dosen Pembimbing kita saat menempuh pendidikan
S1. Ini cara yang sangat efektif. Biasanya, karena Professor akan merasa lebih
yakin jika yang merekomendasikan adalah orang yang sudah Ia kenal, apalagi
kalau kita mempunyai hasil penelitian yang oke, Insyaallah Professor akan
sangat senang menerima kita.
d. Melalui
pertemuan ilmiah internasional misalnya symposium, conference, seminar
atau bentuk kegiatan lainnya. Dalam kegiatan tersebut akan cukup banyak
Professor yang datang dari berbagai universitas terkemuka, baik sebagai keynote
speaker, maupun sebagai presenter. Apalagi pertemuan ilmiah yang
bergengsi, wah dijamin banyak orang orang hebat didalamnya. Langkah pertama,
kenalkan diri kita, secara sopan tentunya, dan katakan bahwa kita sangat
tertarik dengan risetnya. Akan lebih baik lagi, jika sebelumnya kita sudah
melakukan observasi dulu tentang professor tersebut, sehingga kita punya lebih
banyak bahan obrolan. Jika sang Professor welcome, maka mintalah kontak yang
bisa dihubungi, untuk diskusi lebih lanjut.
2. Setelah kita yakin bahwa dialah orang yang
tepat untuk menjadi pendamping pembimbing kita selama studi S2 atau S3,
tidak ada salahnya kita segerakan untuk mengirim email ke Professor yang
dimaksud. Isi dari emailnya sebenernya sederhana, berisikan tentang siapa kita,
pengalaman riset, dan nyatakan kalau kita interest ke topik risetnya dia. Hal
yang perlu diingat dalam mengirim email ini adalah ‘keep it simple and short’,
cukup 200-300 kata. Karena, Professor itu orang Hebat, orang hebat biasanya
sangat sangat sibuk. Jadi gak banyak punya waktu untuk membaca seluruh detail
email kita. Untuk masalah waktu pengiriman email, sebenarnya tidak ada waktu
baku, namun alangkah baiknya kita bisa menyiasati agar bagaimana email kita ada
di list teratas saat beliau membuka email. Menurut pengalaman, saya
mengirim email ke Professor di Jepang, Korea dan Taiwan itu sekitar abis sholat
subuh, jam 5 pagi, berarti Jam 7 pagi waktu Jepang dan Korea, serta 6 pagi
waktu Taiwan. Sehingga saat pagi-pagi Professor datang ke ruang kerja, dan
beliau ngecek email, email kita akan berada di deretan atas. Hal lain yang tak
kalah penting adalah “Subjek Email”. Gunakan subjek yang spesifik, misalnya
waktu saya mendaftar pakai Subjek “IELP Tohoku 2015 Pre-Application”, dan “NTHU
Summer Internship 2015”. Terus, coba cek ulang grammar yang kita gunakan.
Minta teman atau dosen mengoreksi email kita. Penting loh, karena ini bisa
menjadi ‘first impression’ kemampuan bahasa inggris kita bagi Professor. Jangan
lupa juga lampirkan CV kita. CV yang baik itu cukup 2 lembar saja maksimal,
kalau bisa 1 lembar lebih baik. Untuk detail apa saja yang harus ada di CV,
silakan googling sendiri ya. Nanti jadi panjang bahasannya. Ini saya kirimkan
contoh email saya ke salah satu Professor di Korea University :
Dear
Prof Woong Kim, Ph.D.
My name is Angga Hermawan. I'm currently majoring materials engineering at
Institute of Technology Bandung, Indonesia. I'm in 4th year student and I hope
I could graduate within this year on July. I got an information about Korean
Government Scholarship Program at Korea University (http://www.international.itb.ac.id/web/?p=8052). I'm truly interested to join that Program because I need to
pursue my study to higher education level to achieve my future goal, to be
materials researcher in my country, especially nanotechnology on energy and
electronics application.
One of application requirements states that i have to find a consent at least
from one of supervisor at Korea University. I've read some of your lab
activities, journals and specializations. I thought it's related to what i'm
concerned in. I'm currently working on Lithium Titanate Nanostructure for my
final year project. By joining this program, i wish i could deepen and widen my
knowledge in nanotechnology on energy and electronics related application. By
looking your information, I believe that you're the right person to share with
about this topic and the right person to work with. And actually I’d really
love to. So, If you don't mind, I want you to be my supervisor when the master
program stars later on.
I enclosed my resume. I am hopping that my research concern is relevant
to the research area in your department and you are willing to supervise my
work. However, if my research concern is not related to your research interest,
I do not mind changing the research topic to your research interest.
If you need further information about me, please do not hesitate to contact me
through this email or to my mobile (+6289657394844).
I hope you to reply this email as soon as possible
Thank you very much in advance.
--
Best Regards,
Angga Hermawan
Materials Engineering Batch 2011
Institute of Technology Bandung
Menurut pengalaman saya, menghubungi sensei itu
gampang-gampang susah. Dari 10 Professor yang saya hubungi, cuma 3 yang
membalas, 2 menolak dan 1 yang menerima. Kalau kamu belum diterima menjadi muridnya,
jangan putus asa. Coba lagi ke Professor lain.
3. Jika kita mendapatkan balasan positif dari Professor, silakan lanjutkan ke arah diskusi yang aktif dan positif. Mulailah dengan mendiskusikan topik penelitian, atau kemajuan tentang penelitian yang kita lakukan. Tidak harus tiap hari, yang penting secara rutin. Saya juga begitu, kalau lagi mendiskusikan topik penelitian, saya sehari sekali mengirimkan email. Tapi ingat, jangan sampai kita terlihat tidak menguasai topik penelitian yang didiskusikan. Sehingga saran saya, sebelum membalas email, coba baca-baca lagi paper Professornya. Untuk lebih mudahnya, siapkanlah proposal
Good luck buat yang sedang mencari-cari Professor
dan menyiapkan aplikasi untuk melanjutkan menuntut ilmu ke jenjang S2 atau S3.
Ganbatte Kudasai!