Menghubungi Professor? Siapa Takut!

Sudah hampir pertengahan November, puncak musim gugur juga sudah lewat di beberapa kota di Jepang. Daun-daun sudah banyak berjatuhan gugur jatuh meninggalkan rantingnya. Suhu juga sudah mulai di bawah 10 derajat di pagi hari. Pada bulan November, hampir semua universitas di Jepang, khususnya Universitas Negeri, sudah membuka pendaftaran bagi mahasiswa Internasional yang ingin melanjutkan studi ke tempat mereka. Bahkan beberapa Program di Top Universities sudah di tutup pendaftarannya. Ini beberapa contoh International Program yang dibuka secara rutin setiap tahun :

1. International Graduate Program, Tokyo Institute of Technology http://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/international/international_graduate/

2. International Environmental Leadership Program, Tohoku University

http://www.kankyo.tohoku.ac.jp/ielp/index.html

3. International Multidisciplinary  Program, University of Tokyo

http://www.mem.t.u-tokyo.ac.jp/

4. International Graduate Program for Advanced Science, Tohoku University

http://www.sci.tohoku.ac.jp/english/igpas/

5. International Energy Science Course, Kyoto University

http://www.energy.kyoto-u.ac.jp/IESC/

6. Biotechnology Global Human Resource Development Program, Osaka University

http://www.bio.eng.osaka-u.ac.jp/gh_resour_prog/index.html

7. Dan masih banyak lagi yang lainnya, googling aja. Masukin keywordsnya misal “International Graduate Program Hokkaido University”, atau bisa langsung ke wesbite universitasnya. Sekarang hampir semua universitas di Jepang, sudah memakai bahasa inggris. Santai.

Nah, salah satu syarat untuk mendaftar pada Master/S2 dan Doctoral/S3 Program di Universitas seperti Jepang, Korea, Taiwan dan China adalah kita harus mendapatkan Professor, atau sensei dalam bahasa Jepang, yang mau menerima kita sebagai mahasiswanya. Disini, saya ingin berbagi pengalaman bagaimana langkah langkah dan tips untuk menghubungi calon pembimbing/Professor di suatu universitas.

1. Carilah informasi mengenai Professor melalui cara-cara berikut ini :

a. Melalui jurnal-jurnal ilmiah internasional ; Jika kita menemukan jurnal Ilmiah yang sesuai dengan bidang kita, maka lihatlah dalam jurnal tersebut terdapat beberapa penulis. Nama pertama yang muncul, biasanya mahasiswa yang menulis jurnal tersebut, dan nama terakhir itu adalah ‘big boss’ atau Professornya. Tapi tidak menutup kemungkinan juga, dalam satu jurnal, semuanya ditulis oleh beberapa professor yang melakukan kolaborasi riset. Lalu lihatlah corresponding emailnya. Biasanya email yang tercantum adalah email penulis pertama, namun jika kita beruntung, kita dapat email Professornya langsung.

b. Jika tidak menemukan informasi Professor di Jurnal Internasional, maka langkah lain yang bisa ditempuh adalah “Googling” . Ya, di zaman serba terkoneksi ini, mencari informasi melalui ‘search engine’ menjadi sangat efektif. Kita tinggal tulis nama Professor yang kita temukan dalam Jurnal, lalu beribu-ribu informasi secara cepat terpampang dalam layar komputer kita. Biasanya kita akan di link kan langsung ke website Laboratorium dimana sang Professor itu bekerja. Selain itu, sebagian besar Professor juga memiliki akun di www.researchgate.net. Dari website itu kita bisa melihat publikasi paper, tema riset yang sedang ditekuni, lab members, dan yang paling kita cari adalah kontak email Professor. Jika kita memiliki waktu luang yang banyak, silakan juga bisa mengunjungi web setiap universitas dan mencari kontak Professor dari sana. Tapi saya tidak menyarankan, karena sangat menyita waktu belum lagi ada website laboratorium yang tidak menggunakan bahasa inggris.

c.  Jika kita punya kenalan teman, kakak kelas atau dosen yang sedang kuliah di luar negeri, bisa bertanya melalui mereka. Tentunya harus menanyakan hal yang spesifik tentang professor. Jangan bertanya tentang “bagaimana sih cara kuliah di sana, Kak?, Universitasnya bagus ngga?”. Boleh saja sebenarnya, tapi itukan bisa kita cari sendiri di Google. Akan lebih baik lagi, kita minta dikenalkan oleh Dosen Pembimbing kita saat menempuh pendidikan S1. Ini cara yang sangat efektif. Biasanya, karena Professor akan merasa lebih yakin jika yang merekomendasikan adalah orang yang sudah Ia kenal, apalagi kalau kita mempunyai hasil penelitian yang oke, Insyaallah Professor akan sangat senang menerima kita.

d. Melalui pertemuan ilmiah internasional misalnya symposium, conference, seminar atau bentuk kegiatan lainnya. Dalam kegiatan tersebut akan cukup banyak Professor yang datang dari berbagai universitas terkemuka, baik sebagai keynote speaker, maupun sebagai presenter. Apalagi pertemuan ilmiah yang bergengsi, wah dijamin banyak orang orang hebat didalamnya. Langkah pertama, kenalkan diri kita, secara sopan tentunya, dan katakan bahwa kita sangat tertarik dengan risetnya. Akan lebih baik lagi, jika sebelumnya kita sudah melakukan observasi dulu tentang professor tersebut, sehingga kita punya lebih banyak bahan obrolan. Jika sang Professor welcome, maka mintalah kontak yang bisa dihubungi, untuk diskusi lebih lanjut.

2. Setelah kita yakin bahwa dialah orang yang tepat untuk menjadi pendamping pembimbing kita selama studi S2 atau S3, tidak ada salahnya kita segerakan untuk mengirim email ke Professor yang dimaksud. Isi dari emailnya sebenernya sederhana, berisikan tentang siapa kita, pengalaman riset, dan nyatakan kalau kita interest ke topik risetnya dia. Hal yang perlu diingat dalam mengirim email ini adalah ‘keep it simple and short’, cukup 200-300 kata. Karena, Professor itu orang Hebat, orang hebat biasanya sangat sangat sibuk. Jadi gak banyak punya waktu untuk membaca seluruh detail email kita. Untuk masalah waktu pengiriman email, sebenarnya tidak ada waktu baku, namun alangkah baiknya kita bisa menyiasati agar bagaimana email kita ada di list teratas saat beliau membuka email. Menurut pengalaman, saya mengirim email ke Professor di Jepang, Korea dan Taiwan itu sekitar abis sholat subuh, jam 5 pagi, berarti Jam 7 pagi waktu Jepang dan Korea, serta 6 pagi waktu Taiwan. Sehingga saat pagi-pagi Professor datang ke ruang kerja, dan beliau ngecek email, email kita akan berada di deretan atas. Hal lain yang tak kalah penting adalah “Subjek Email”. Gunakan subjek yang spesifik, misalnya waktu saya mendaftar pakai Subjek “IELP Tohoku 2015 Pre-Application”, dan “NTHU Summer Internship 2015”. Terus, coba cek ulang grammar yang kita gunakan. Minta teman atau dosen mengoreksi email kita. Penting loh, karena ini bisa menjadi ‘first impression’ kemampuan bahasa inggris kita bagi Professor. Jangan lupa juga lampirkan CV kita. CV yang baik itu cukup 2 lembar saja maksimal, kalau bisa 1 lembar lebih baik. Untuk detail apa saja yang harus ada di CV, silakan googling sendiri ya. Nanti jadi panjang bahasannya. Ini saya kirimkan contoh email saya ke salah satu Professor di Korea University :

Dear Prof Woong Kim, Ph.D.

My name is Angga Hermawan. I'm currently majoring materials engineering at Institute of Technology Bandung, Indonesia. I'm in 4th year student and I hope I could graduate within this year on July. I got an information about Korean Government Scholarship Program at Korea University (http://www.international.itb.ac.id/web/?p=8052). I'm truly interested to join that Program because I need to pursue my study to higher education level to achieve my future goal, to be materials researcher in my country, especially nanotechnology on energy and electronics application.

One of application requirements states that i have to find a consent at least from one of supervisor at Korea University. I've read some of your lab activities, journals and specializations. I thought it's related to what i'm concerned in. I'm currently working on Lithium Titanate Nanostructure for my final year project. By joining this program, i wish i could deepen and widen my knowledge in nanotechnology on energy and electronics related application. By looking your information, I believe that you're the right person to share with about this topic and the right person to work with. And actually I’d really love to. So, If you don't mind, I want you to be my supervisor when the master program stars later on.

I enclosed my resume.  I am hopping that my research concern is relevant to the research area in your department and you are willing to supervise my work. However, if my research concern is not related to your research interest, I do not mind changing the research topic to your research interest.

If you need further information about me, please do not hesitate to contact me through this email or to my mobile (+6289657394844).

I hope you to reply this email as soon as possible

Thank you very much in advance.

-- 

Best Regards,

Angga Hermawan

Materials Engineering Batch 2011

Institute of Technology Bandung

+6289657394844

Menurut pengalaman saya, menghubungi sensei itu gampang-gampang susah. Dari 10 Professor yang saya hubungi, cuma 3 yang membalas, 2 menolak dan 1 yang menerima.  Kalau kamu belum diterima menjadi muridnya, jangan putus asa. Coba lagi ke Professor lain.  

3. Jika kita mendapatkan balasan positif dari Professor, silakan lanjutkan ke arah diskusi yang aktif dan positif. Mulailah dengan mendiskusikan topik penelitian, atau kemajuan tentang penelitian yang kita lakukan. Tidak harus tiap hari, yang penting secara rutin. Saya juga begitu, kalau lagi mendiskusikan topik penelitian, saya sehari sekali mengirimkan email. Tapi ingat, jangan sampai kita terlihat tidak menguasai topik penelitian yang didiskusikan. Sehingga saran saya, sebelum membalas email, coba baca-baca lagi paper Professornya. Untuk lebih mudahnya, siapkanlah proposal nikah riset kita, atau yang lebih dikenal dengan research plan. Sehingga Professor akan tahu seberapa besar keinginan kita dan seberapa dalam pemahaman kita tentang riset kita nanti. Sekali lagi, saya gak akan bahasa research plan disini ya.

Good luck buat yang sedang mencari-cari Professor dan menyiapkan aplikasi untuk melanjutkan menuntut ilmu ke jenjang S2 atau S3. Ganbatte Kudasai!